Alla organisationer har centrala huvuduppgifter. För skolor är det till exempel att stödja lärande; för vården att hjälpa patienter tillbaka till hälsa; för polisen att upprätthålla ordning. När dessa organisationer utför sina respektive huvuduppgifter så bidrar de till att värde uppstår. Man gör det som organisationen finns till för och skapar en stabil samhällsutveckling.
Detta låter ju lätt som en plätt – finns det ens ett problem här? Jo, enligt flera forskare så har tiden att utföra de sysslor som har med kärnuppdraget att göra blivit allt mindre. I stället för att utföra huvuduppdraget, de värdeskapande aktiviteterna, behöver anställda göra allt fler andra saker. Det handlar om administration, regelkontroll, byråkrati, möten med obligatorisk närvaro samt effektiviseringar.
Få verkar ha tänkt på att prestationsmätningen tar tid från själva prestationen.
En McKinsey-rapport visar, till exempel, att svenska läkares produktivitet sjunkit i och med att arbetstid nu behöver läggas på andra uppgifter än att möta och behandla patienter. På polisstationer sitter allt fler bakom skrivbord i stället för att vara ute i samhället. Allt från tidredovisning till prestationer skall mätas. Få verkar ha tänkt på att prestationsmätningen tar tid från själva prestationen.
Byråkrati och effektivisering står allt oftare i vägen för att lärare, vårdpersonal, polis, med flera, skall kunna ägna sig åt de uppgifter som de en gång ursprungligen fått jobbet att göra. Innebörden är att rapportsystem och andra nytillkomna uppgifter, som ej relaterar till de värdeskapande prestationerna, ökar i omfattning och tiden till huvuduppdraget minskar. Även om dessa resonemang i första hand gäller offentlig sektor så sker samma utveckling i privat sektor. Filosofen Jonna Bornemark kallar detta fenomen förpappring — alltmer tid läggs på att dokumentera att man faktiskt gör det man är tänkt att göra. Förpappringen stjälper alltså just det den är tänkt att hjälpa.
Det gör att finansiella resurser flyttas från det organisationen är till för, till att finansiera dess kontrollinstanser.
Det är naturligtvis illa om tiden för värdeskapande krymper. Än värre är dock att många organisationer idag omfördelar resurser för att ombesörja att byråkratin upprätthålls. Det gör att finansiella resurser flyttas från det organisationen är till för, till att finansiera dess kontrollinstanser.
Men varför pågår denna utveckling? En enkel anledning är de katastrofer och tråkiga händelser som då och då inträffar, som till exempel på Arbetsförmedlingen i Kristinehamn eller på Engelska skolan i Karlstad. Kontrollsystem och rutiner är tänkta att motverka just sådana händelser. Trots detta är min känsla att duktiga och modiga ledare gör bäst i att hålla en balans mellan kontroll och värdeskapande – de prestationer organisationen finns till för är trots allt viktigare än rädslan att fel skall uppstå.
Per Kristensson
Professor och föreståndare vid Centrum för tjänsteforskning, Karlstads universitet